Podczas wykonywania usług poza siedzibą firmy często koniecznym jest zapewnienie pracownikom wyżywienia. W przypadku, gdy pracodawca wypłaca dietę w związku z podróżą służbową w wysokości wynikającej z rozporządzenia1, nie stanowi to przychodu pracownika. W przypadku natomiast gdy to pracodawca opłaca posiłki sprawa nie jest już jednoznaczna.
Zastanawiała się nad tym również spółka budowlana. Świadczy ona usługi na terytorium całego kraju. W związku z zawartymi kontraktami jest zobligowana wykonać swoje prace w ściśle określonym terminie. Z tego względu często jest zmuszona do zapewnienia swoim pracownikom noclegu oraz wyżywienia. Obecnie wykonuje zlecenie w znacznej odległości od swojej siedziby i w celu terminowej realizacji kontraktu oraz zapewnienia pracownikom obowiązkowego dobowego wypoczynku, zapewnia im zakwaterowanie oraz wyżywienie w formie cateringu. Posiłki dostarczane są na budowę w formie tzw. gorącego kotła. Pracownicy nie mają wydzielanej porcji, sami nakładają sobie jedzenie i nie są z tego rozliczani.
Spółka uważała, że koszty wyżywienia i zakwaterowania pracowników ponoszone są w jej interesie, a zatem nie będą stanowić przychodu pracowników. O potwierdzenie swojego stanowiska wystąpiła do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, który w interpretacji z 24 stycznia 2024 r. nr 0115-KDIT2.4011.564.2023.1.RS uznał je za nieprawidłowe. Organ wskazał bowiem, że prowadzenie robót budowlanych poza siedzibą nie stanowi dla pracowników podróży służbowej. Pracodawca nie jest zatem zobligowany do zrekompensowania wydatków związanych z wykonywaniem pracy poza miejscem zamieszkania. Zatem zapewnienie przez pracodawcę w takiej sytuacji zakwaterowania i wyżywienia leży w interesie pracowników i w zakresie w jakim można ponoszony koszt przypisać do konkretnego pracownika, stanowi on jego przychód. W związku jednak z tym, że w przypadku cateringu w formie gorącego kotła nie można przypisać przychodu do konkretnego pracownika, w konkretnej wysokości, jego koszt nie będzie stanowić przychodu pracownika.
Nie zgadzając się z wydaną interpretacją, spółka zaskarżyła ją do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Ten jednak w wyroku z 13 czerwca 2024 r. sygn. akt I SA/Rz 186/24 zgodził się z interpretacją przepisów dokonanych przez organ. Mimo to spółka osiągnęła pyrrusowe zwycięstwo, gdyż sąd w części uchylił wydaną interpretację. Uznał bowiem, że skoro w zakresie braku przychodu po stronie pracowników z tytułu zapewnienia im posiłku w postaci gorącego kotła Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podzielił stanowisko spółki, powinien wydać interpretację uznającą jej stanowisko za nieprawidłowe w części, a nie, jak miało to miejsce, w całości.
Uzasadniając orzeczenie sąd stwierdził, że w przypadku, gdy posiłek jest zapewniony w hotelu jako usługa kompleksowa, nie ma znaczenie czy pracownik z niego skorzysta, czy też nie. W takim przypadku bowiem koszt takiego wyżywienia można przypisać indywidualnemu pracownikowi. Możliwości takiej nie ma w przypadku, gdy posiłek nie jest porcjowany.
Z wyroku tego wynika zatem, że wspólny posiłek pracowników nie tylko sprzyja integracji, ale też nie stanowi dla nich przychodu podatkowego. Oznacza to, że nie zapłacą od niego podatku, pracodawca zaś będzie miał mniej „papierkowej roboty”.
Korzyść podatkową przynosi w szczególności zdrowe odżywianie, o czym pisaliśmy już w ramach cyklu Podatkowo to i owo: Zdrowe odżywianie zmniejsza podatek.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 12 sierpnia 2024 r.
1 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Autor: radca prawny Rafał Knap
