W celu pozyskania i obsługi klienta zagranicznego często niezbędna jest znajomość języków obcych. Czy jednak wydatki poniesione na ich naukę będą stanowić koszt uzyskania przychodu w działalności gospodarczej?

Z takim właśnie pytaniem zwróciła się do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej przedsiębiorczyni zajmująca się doradztwem podatkowym i obsługą księgową. We wniosku o wydanie interpretacji podatkowej wskazała, że ramach działalności obsługuje również klientów zagranicznych. Obsługa ta odbywa się zazwyczaj w języku angielskim, co oznacza, że w celu zdobycia oraz wykonania zleceń z zakresu wykonywanej przez siebie działalności musi posługiwać się językiem angielskim na możliwie najwyższym poziomie w taki sposób, aby możliwa była swobodna komunikacja z klientami zagranicznymi oraz przygotowywanie na ich rzecz niezbędnych materiałów pisemnych w języku angielskim (m.in. opinii, analiz, wyjaśnień oraz podsumowań spotkań). W działalności gospodarczej wnioskodawczyni niezbędna jest zarówno znajomość języka angielskiego ogólnego, jak i specjalistycznego, w tym prawniczego i biznesowego.

W związku z nauką języka obcego wnioskodawczyni ponosi wydatki na zajęcia z języka angielskiego prowadzone przez lektora, zakup materiałów niezbędnych do nauki języka angielskiego, takich jak podręczniki, testy oraz fiszki, jak również dostęp do platformy wspierającej naukę języka angielskiego, pozwalającej na tworzenie własnych zestawów słów i zwrotów do nauki. Wszystkie wydatki udokumentowane są fakturami.

W wydanej interpretacji indywidualnej organ stwierdził, że aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

• być poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku, jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu. Nie każdy bowiem wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym, że poniesienie go miało lub mogło mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie danego przychodu.

Końcowo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że skoro wnioskodawczyni chcąc świadczyć swoje usługi musi posługiwać się językiem angielskim na najwyższym poziomie używając języka specjalistycznego tj. prawniczego i biznesowego, a poniesione wydatki na kształcenie językowe pozwolą osiągnąć przychód jak również zachować źródło przychodów, to wydatki te mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.

Stan prawny na dzień 19 sierpnia 2024 r.

Autor: Radca prawny Rafał Knap