Niezależnie od wielkości obrotów oraz liczby zatrudnianych pracowników, każdy przedsiębiorca może zostać poddany kontroli organów państwowych. Ustawa z dnia 6 marca 2018 roku Prawo Przedsiębiorców jasno określa zasady przeprowadzania kontroli. Przedsiębiorcy mogą być kontrolowani w formie tradycyjnej oraz zdalnej. Zdalna forma kontroli była odpowiedzią na zapotrzebowanie wywołane ograniczeniami związanymi z pandemią koronawirusa. Według statystyk Ministerstwa Finansów w 2022 r. dokonano ponad 18 tys. kontroli a więc zanotowano ponad 2 procentowy wzrost kontroli. Przeszukanie w siedzibie przedsiębiorcy może się również odbyć zgodnie z art. 219 § 1 ustawy Kodeks postępowania karnego w razie wykrycia lub zatrzymania albo przymusowego doprowadzenia osoby podejrzanej, a także w celu znalezienia rzeczy mogących stanowić dowód w sprawie lub podlegających zajęciu w postępowaniu karnym. Można w takim przypadku dokonać przeszukania pomieszczeń i innych miejsc, jeżeli istnieją uzasadnione podstawy do przypuszczenia, że osoba podejrzana lub wymienione rzeczy tam się znajdują. Funkcjonariusze służb i organów mogą więc przeszukiwać budynki i pomieszczenia, zabezpieczać dokumenty oraz sprzęt elektroniczny.
W związku z powyższym przedsiębiorcy coraz częściej wdrażają w przedsiębiorstwach procedury Dawn-raid, które są ukierunkowane na ustalenie modelu działania na wypadek niezapowiedzianego charakteru kontroli oraz przeszukania. Tego rodzaju polityka nie jest dokumentem uniwersalnym i powinna zostać opracowana z uwzględnieniem charakterystyki danego przedsiębiorcy, przedmiotu jego działalności oraz modelu biznesowego. Procedura ta ma informować jakie kroki należy podjąć w przedsiębiorstwie, w przypadku niezapowiedzianej wizyty przedstawicieli służb i organów.
Pierwszym punktem kontaktowym w przypadku kontroli i przeszukania są pracownicy ochrony i sekretariatu. Powinni oni zostać pouczeni o konieczności wpuszczenia funkcjonariuszy oraz o konieczności weryfikacji ich uprawnień poprzez okazanie legitymacji służbowych, upoważnień i dokumentów potwierdzających zasadność wszczęcia kontroli lub przeszukania. Powinni oni niezwłocznie poinformować również kadrę menedżerską o zaistniałym fakcie. Polityka powinna więc określać osoby, które powinny zostać poinformowane oraz posiadać aktualne dane kontaktowe tych osób.
Dobrą regułą jest również tworzenie zespołu interwencyjnego w skład którego wchodzić będą przedstawiciele kadry menedżerskiej, księgowi, prawnicy zewnętrzni, pracownicy działu IT oraz inni niezbędni pracownicy. Dobrą praktyką jest również wyznaczanie koordynatora takiego zespołu obecnego na miejscu, który przejmie od sekretariatu i ochrony kontakt z kontrolującymi.
Procedura powinna również zawierać informacje dot. informowania pracowników o zaistniałej sytuacji oraz określać zasady, w szczególności zakazu niszczenia dokumentów, usuwania dokumentów, zasad współpracy z funkcjonariuszami, pouczenia o prawach i obowiązkach w tym o możliwości skorzystania z usług adwokata. Ważne jest również aby pracownicy dokładnie zapoznali się z treścią dokumentów, które są zobligowani do podpisania oraz aby dokumenty te odzwierciedlały stan rzeczywisty.
Procedura powinna również określać zasady nadzoru czynności wykonywanych przez służby w kontekście ewentualnego przekraczania ich uprawnień bądź wykraczania poza przepisy prawne.
Z przeprowadzonej kontroli/przeszukania warto jest sporządzić raport wewnętrzny, który zostanie poddany weryfikacji i z którego zostaną wyciągnięte odpowiednie wnioski.
Jeśli zastanawiasz się czy jesteś przygotowany do kontroli/przeszukania lub jeśli widzisz potrzebę wdrożenia procedury Dawn-raid, skontaktuj się z nami.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 27 grudnia 2023 r.
